A VÁLLALKOZÁSOK GDPR KÖTELEZETTSÉGEI A KORONAVÍRUS OKOZTA VÁLSÁGHELYZETBEN

A koronavírus járvány miatt bekövetkezett válsághelyzet jelentősen érinti a munkaviszonyt. jól jelzi ezt, hogy a kormány az első rendelkezései közt igazította a vészhelyzethez a munkajogi szabályokat. ezeket a szabályokat a kihirdetett rendkívüli jogrend alatt be kell tartani.
A kötelező rendelkezések bemutatása mellett megosztunk Önökkel néhány praktikus munkajogi tanácsot és ötletet, amelyek abban segítenek, hogy a lehető legkisebb üzleti kockázattal vészelje át a társaságuk a válságot.

A MUNKAVISZONNYAL KAPCSOLATOS TUDNIVALÓK
A rendkívüli helyzetben a cégeknek a következő szabályokra érdemes feltétlenül odafigyelni. Az előírásokat és a betartásukat megkönnyítő javaslatainkat a könnyebb érthetőség kedvéért pontokba szedtük Önöknek.

A koronavírus világjárvánnyal kapcsolatos legfrissebb, és már 2020. március 19-től hatályos kormányrendelet értelmében:

·       a munkáltató a korábban már közölt munkaidő-beosztást a Munka Törvénykönyvében szereplő (a továbbiakban: Mt.) közlési szabályoktól eltérően is módosíthatja,

·       a munkáltató saját döntése szerint, egyoldalúan elrendelheti, hogy a munkavállaló otthon, vagy távmunkában végezze a munkáját,

·       a munkáltató indokolt esetben és módon ellenőrízheti a munkavállaló egészségi állapotát (amennyiben adatrögzítésre kerül sor, akkor a GDPR szabályokat szükséges betartani),

·       ha a kollektív szerződés összeütközne ezekkel a szabályokkal, akkor nem lehet alkalmazni a kollektív szerződés ütköző rendelkezéseit,

·       a munkavállaló és a munkáltató külön megállapodásban a jelen helyzetben a törvényi keretektől eltérhetnek.

Ezek az ideiglenes intézkedések megkönnyíthetik a munkáltató döntéseit. Azonban javasoljuk, hogy legyenek körültekintőek, és a munkajog alapvető szabályait is vegyék figyelembe, amikor meghozzák a szükséges döntéseket.

A KORMÁNYRENDELET SZABÁLYAIN TÚL, A KÖVETKEZŐKBEN MEGFONTOLÁSRA AJÁNLUNK ÖNÖKNEK NÉHÁNY PRAKTIKUS TANÁCSOT.
EGYÜTTMŰKÖDÉS
A felek együttműködése ebben a helyzetben még fontosabb, ezért:

·       tájékoztassák a munkavállalókat a munkahelyen bevezetett biztonsági intézkedésekről,

·       kérjék meg az alkalmazottakat, hogy azonnal szóljanak a munkaadónak, ha fertőzésre utaló jeleket vagy eseményeket tapasztalnak.

A HOME OFFICE ELRENDELÉSÉRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK
Amennyiben a társaság rendelkezik a szükséges infrastruktúrával és az alkalmazott munkaköre nem feltétlenül igényel személyes jelenlétet, rendeljen el otthoni munkavégzést, azaz „home office”-t, a személyes kapcsolat és a fertőzésveszély minimalizálása érdekében.

Ebben az esetben az alábbiakra fontos figyelni:

·       szükségessé válhat a munkaszerződés módosítása is a munkavégzés helyére vonatkozóan, amennyiben a home office ideje meghaladja az évi 44 munkanapot,

·       készítsen és tegyen közzé belső szabályzatot, amelyben meghatározza pl. a riportálási/ellenőrzési rendszer kereteit, a rendelkezésre állásra vonatkozó előírásokat, stb.,

·       szükséges lehet IT szabályzatok megalkotása is, hiszen például a vállalatnak fontos érdeke lehet, hogy a dokumentumok mentése a felhőbe vagy céges szerverre, ellenőrizzük, hogy a mentések ne a munkatársak saját számítógépére történjen.

A SZABADSÁGOLÁS
Javasoljuk, hogy ha várhatóan csökken a munkaterhelés, akkor rendelje el a szabadságok kiadását, de figyeljen az alábbi tudnivalókra:

·       a munkáltatók legfeljebb két részletben hét munkanap szabadságot kötelesek úgy biztosítani az adott évben, ahogy azt a munkavállaló kéri,

·       a munkavállalókat legkésőbb a szabadság első napja előtt tizenöt nappal értesíteni kell a szabadságuk tervezett időpontjáról

·       a felek írásbeli megállapodásban ettől eltérően is megállapodhatnak a jelen helyzetben.

A MUNKASZERZŐDÉSSEL, A SZERZŐDÉS MÓDOSÍTÁSÁVAL ÉS A FELMONDÁSSAL KAPCSOLATOS TUDNIVALÓK
Munkaszerződéseket úgy is meg lehet kötni, illetve módosítani, hogy a szerződés aláírásakor nincs egyszerre jelen mindkét fél, így csökkenthető a fertőzés kockázata. Ebben az esetben mindenképp javasoljuk, hogy egy erről szóló speciális rendelkezés kerüljön beépítésre amunkaszerződésekbe.

A munkajogi utasításokat, a szankciókról, felmondásról stb. szóló nyilatkozatot kézbesíteni lehet anélkül is, hogy a felek találkoznak. Ezekben az esetekben nagyon figyelni kell arra, hogy:

·       a fő megoldás továbbra is személyes kézbesítés vagy postai küldemény,

·       használhatnak sms-t – felmondás esetén azonban ezt nem javasoljuk – vagy e-mailt is, de figyelembe kell venni, hogy a munkáltatónak kell azt bizonyítani, hogy megtörtént a kézbesítés,

·       javasoljuk inkább a vállalati e-mail rendszer és szerverek használatát a kommunikációhoz, amennyiben megoldott a nyomonkövetés

A munkaszerződés módosítása csak a felek közös akarta alapján, írásban történhet. Ennek során a felek megállapodhatnak részmunkaidős foglalkoztatásban, fizetéscsökkentésében stb.

Fontos tudni, hogy a munkaszerződés felmondása esetében a jelenlegi helyzetben is a törvényi rendelkezéseknek megfelelően szükséges eljárni. Jelenleg nincs olyan kormányzati döntés, amely korlátozná vagy módosítanáezt a jogot vagy lehetővé tenné az alkalmazottak számára a munka megtagadását.

Javasoljuk, hogy forduljanak jogi tanácsadóhoz az egyes felmondásoknál, mivel nem minden esetben lehet a járványhelyzet elfogadható oka a munkatárs elbocsájtásának vagy felmondásának.

MUNKAIDŐKERET BEVEZETÉSE A MUNKATÁRSAK MEGTARTÁSA ÉRDEKÉBEN
A munkaidőkeretes munkavégzés elrendelésére vonatkozó szabályok:
·       munkaidőkeret alkalmazása esetén a munkáltató rugalmasabban tudja beosztani a napi munkaidőt, és lehetőség nyílhat arra, hogy a járvánnyal érintett időszakokban kevesebb, míg azt követően több munkaórát dolgozzon le napi szinten a munkavállaló

·       ha a munkaidő munkaidőkeretben van meghatározva, a munkaidőkeret kezdő és befejező időpontját írásban meg kell határozni és közzé kell tenni,

·       a munkaidőkeret maximális időtartama négy hónap vagy tizenhat hét,

·       fontos a jó tervezés, hogy a cég ne kockáztasson túlóra fizetési kötelezettséget a későbbiekben,

·       a munkaidőkeret bevezetése befolyásolja a munkaszerződés megszűnését,

·       ebben az esetben a munkaszerződés módosítására is szükség lehet.

A munkáltató legfeljebb huszonnégy havi munkaidőkeretet elrendelhet (104/2020. (IV. 10.) Korm. rendelet)
·       a munkáltató e rendelet hatályba lépését megelőzően elrendelt munkaidőkeretet a fenti időtartamra meghosszabbíthatja;

·       a vonatkozó rendeleteknek megfelelően elrendelt munkaidőkeret szerinti foglalkoztatást a veszélyhelyzet megszűnése nem érinti

MŰSZAKOS BEOSZTÁSA A MUNKATÁRSAKNAK A FERTŐZÉS KOCKÁZATA ELKERÜLÉSE ÉRDEKÉBEN
Amennyiben a munkakör jellege miatt az otthoni munkavégzésre nincs mód, akkor szervezzen több műszakos munkavégzést, hogy minimalizálja a munkavállalók közötti érintkezést tekintve, hogy adott esetben csak részben van átfedés a munkahelyen történő tartózkodásuk időtartamában. Ebben az esetben is készítse el az erre vonatkozó belső szabályzatokat és tegye közzé úgy, hogy arról minden munkavállalója értesüljön.

CSÖKKENTETT MUNKAIDŐS FOGLALKOZTATÁS – „KURZARBEIT”
Új lehetőség a 105/2020. (IV. 10.) Korm. rendelet alapján

·       csökkentett munkaidő: a módosítás előtti munkaszerződés szerinti munkaidőnek minimum 50%-át, de maximum 70%-át elérő részmunkaidő, amely megfelel legalább napi négy óra munkaidőnek;

·       A támogatás a kérelem benyújtását követő időszakra állapítható meg. A támogatás hónapokban állapítható meg. A támogatás időtartama három hónap;

·       A támogatás mértéke: A maximális bér, amit a támogatáskor figyelembe lehet venni, a minimálbér kétszerese. A munkavállaló nettó bérét kell alapul venni. A kieső munkaidőnek a 70 %-ára ad állami támogatást a Kormány;

·       A támogatás a munkavállaló részére havonta utólag kerül folyósításra;

·       A támogatás fizetés nélküli szabadság idejére nem folyósítható. A támogatás köztehermentes;

·       A támogatást a munkavállaló a munkáltatóval közösen Cégkapun keresztül kérelmezheti, a kérelmet együtt nyújthatják be a munkáltató székhelye vagy telephelye szerint illetékes kormányhivatalhoz.

Konkrét esetekben további elemzésre van szükség a társaságok foglalkoztatáspolitikájával összehangolt, az egyedi esetekre vonatkozó helyes, megalapozott és jogszerű döntések érdekében.

Amennyiben segítségre van szükségük a munkaszerződések és módosításuk, valamint a felmondások előkészítéséhez, illetve a belső szabályzatok elkészítéséhez, vagy konkrét esetre vonatkozó munkajogi és GDPR tanácsadásra van szükségük, kérjük forduljanak hozzánk bizalommal.